Informativa privacy per la partecipazione agli eventi ALI

INFORMATIVA PRIVACY

ai sensi dell’art. 13, Reg. UE 2016/679

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è ALI – Autonomie Locali Italiane (in seguito, ALI) – con sede legale in Via delle Botteghe Oscure n. 54, Roma (Italia). Tel. 06/6976601, e-mail segreteria@aliautonomie.it.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Avv. Gabriele De Luca, mail g.deluca@avvocatodeluca.it.

2. A chi si rivolge questa informativa

Questa informativa riguarda:

Partecipanti/uditori: persone iscritte o accreditate all’evento (in presenza o da remoto).
Relatori/intervistati: persone che intervengono (panel, tavolo relatori, speech), rilasciano dichiarazioni o partecipano a riprese/interviste dedicate.

3. Quali dati trattiamo

A seconda delle finalità, modalità di iscrizione e partecipazione, possiamo trattare:

Dati identificativi e professionali: nome, cognome, ente/organizzazione, carica/ruolo, settore/ufficio, eventuale qualifica di relatore.
Dati di contatto: e-mail, telefono.
Dati organizzativi e di partecipazione: iscrizione/registrazione, presenza/accredito, badge, preferenze logistiche (es. sessioni scelte), eventuale richiesta di accesso a materiali.
Immagini e audio-video: foto, riprese video e/o voce (es. registrazione dell’intervento), contenuti realizzati durante l’evento.
Dati tecnici (per partecipazione o intervento online/ibrido): log di accesso alla piattaforma, identificativi di collegamento, dati di fruizione.

Non è previsto il trattamento di categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) se non in via meramente incidentale e non intenzionale (es. presenza in inquadrature).

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori in fase di iscrizione è necessario: il mancato conferimento può impedire l’iscrizione o la partecipazione.

5. Tipologie di trattamento

A. Trattamenti necessari per iscrizione, organizzazione e svolgimento evento

Finalità

Trattiamo i dati per:

Gestire l’iscrizione e la partecipazione: registrazione, accredito, accesso ai locali o alla piattaforma, gestione liste, rilascio badge, controllo capienza, gestione relatori.
Organizzare l’evento: comunicazioni di servizio (orari, cambi agenda, logistica), invio materiali operativi, attestazioni di partecipazione se previste.
Adempimenti amministrativi e di sicurezza: obblighi contabili/fiscali, sicurezza dei luoghi, gestione eventuali incidenti o contestazioni.
Tutela del Titolare: gestione reclami, contenziosi, esercizio o difesa di diritti.

Base giuridica

A seconda dei casi:

Esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali o gestione della richiesta di partecipazione (art. 6.1.b GDPR), quando l’iscrizione è richiesta dall’interessato e necessaria per erogare il servizio/evento.
Adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR) quando applicabile (es. obblighi amministrativi).
Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) per organizzazione efficiente dell’evento, sicurezza, gestione comunicazioni di servizio e tutela in caso di contestazioni, con adeguato bilanciamento e misure di mitigazione.

B. Iniziative di comunicazione non legate all’evento

Finalità n. 1 e base giuridica

Il Titolare può inviare informazioni su eventi/iniziative analoghe o aggiornamenti associativi strettamente informativi, purché pertinenti al rapporto con l’interessato e nel rispetto delle aspettative ragionevoli.

Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), con possibilità di opposizione in ogni momento (vedi par. 11).

Finalità n. 2 e base giuridica

Ricevere/inviare comunicazioni promozionali strutturate (newsletter periodica, campagne su iniziative associative, inviti ricorrenti).

Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.

C. Foto, video e registrazioni

Fermo il rispetto della normativa sul diritto all’immagine, l’uso di seguito descritto è limitato a contesti coerenti con l’evento e non lesivi di dignità o reputazione.

Riprese di contesto e documentazione dell’evento (senza consenso)

Durante l’evento possono essere effettuate foto e riprese di contesto (es. panoramiche della sala, platea, momenti generali, riprese non focalizzate sul singolo) per:

documentare lo svolgimento dell’evento e conservarne memoria (archivio associativo);
informare sull’attività associativa (resoconto sul sito, canali istituzionali/associativi, comunicati).

Interessati: principalmente partecipanti/uditori; possono includere relatori in riprese generali.
Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).

Riprese e registrazioni dell’intervento del relatore con pubblicazione del contributo (senza consenso se in ambito istituzionale)

Per i relatori, può essere effettuata la registrazione e/o ripresa del contributo pubblico (intervento dal palco, panel) e la sua pubblicazione come parte del resoconto dell’evento, in quanto strettamente collegata alla finalità di documentazione dell’iniziativa.

Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), tenendo conto del ruolo pubblico/istituzionale del relatore e dell’evento, con misure di minimizzazione e salvo richieste di limitazioni specifiche.

D. Primi piani, interviste dedicate e riusi promozionali (con consenso)

Sono finalità ulteriori non necessarie:

interviste o dichiarazioni raccolte in modo dedicato;
primi piani o contenuti che rendono la persona protagonista del contenuto;
riutilizzi promozionali (clip, reel, brochure, campagne, materiali di comunicazione riusabili nel tempo), anche su canali social.

Interessati: relatori/intervistati e, solo se coinvolti, partecipanti.
Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR).

Per le riprese senza consenso (contesto/documentazione), l’interessato può opporsi comunicandolo allo staff al desk accoglienza (prima o durante l’evento) oppure scrivendo al DPO (indicando evento/data e ogni dettaglio utile). Il Titolare adotta misure ragionevoli (es. evitare riprese dedicate, inquadrature alternative, oscuramento/ritaglio ove tecnicamente praticabile).

6. Modalità di raccolta e revoca del consenso

Il consenso può essere raccolto:

mediante modulo/checkbox in fase di registrazione;
mediante liberatoria dedicata in loco;
mediante liberatoria acclusa a contratto (es. relatori e moderatori).

7. Misure di precauzione/alert adottate

Per ridurre l’impatto e rispettare i diritti degli interessati, il Titolare adotta in particolare:

Cartelli informativi agli ingressi e nelle aree principali.
Informativa disponibile prima dell’evento (online) e in loco (QR/link).
Regola di minimizzazione: riprese di contesto come default; selezione dei contenuti evitando situazioni non pertinenti o potenzialmente pregiudizievoli.
Primi piani/interviste solo con consenso (modulo/checkbox o liberatoria dedicata).
Raccolta del consenso pre-intervista o ripresa/foto dedicata.
Istruzioni operative a fotografi/videomaker per rispettare opt-out/opposizioni.
Canale dedicato per richieste di accesso/rimozione/limitazione.
Contrattualizzazione dei fornitori (art. 28 GDPR) con divieto di riuso autonomo.

8. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati o resi disponibili a:

personale e collaboratori autorizzati del Titolare;
fornitori tecnici/organizzativi (piattaforme eventi, servizi IT), fotografi/videomaker, agenzie comunicazione, nominati responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR;
soggetti pubblici/privati solo se necessario per obblighi di legge o gestione dell’evento;
previo consenso, a terzi partner dell’Associazione per finalità di marketing.

In caso di pubblicazione su piattaforme social o servizi online di terzi, tali soggetti possono trattare dati secondo le proprie condizioni e informative.

9. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

Non vengono utilizzati servizi/piattaforme che comportano trasferimenti extra SEE.

10. Tempi di conservazione

I tempi di conservazione dei dati sono i seguenti:

Dati generici, di iscrizione e partecipazione: per il tempo necessario a gestire l’evento e gli adempimenti collegati, e successivamente per 10 anni.
Dati amministrativi: per i tempi previsti dalla normativa.
Materiali foto/video:
- grezzi: per 120 giorni, salvo necessità tecniche, contestazioni, esigenze legali;
- selezionati e pubblicati: per il tempo coerente con le finalità di documentazione e comunicazione, nei limiti tecnici e organizzativi.

Ai tempi di cui sopra fanno eccezione le ipotesi in cui i dati sono trattati sulla base del consenso: in tal caso il trattamento si protrae fino a revoca del consenso stesso.

11. Diritti degli interessati

L’interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità ove applicabile, opposizione), nonché revocare il consenso in qualsiasi momento (se prestato) senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Richieste a: segreteria@aliautonomie.it – p.e.c. legautonomie@pec.it.
È possibile proporre reclamo all’Autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali.